اطلاعات فایل مدیریت زمان + معرفی راهکار های چگونه از زمان جلوتر حرکت کنیم؟!

مدیریت زمان چگونه از زمان جلو تر حرکت کنیم - این مقاله فنون مدیریت زمان را مورد بررسی قرار میدهد تعیین اهداف کاری و شخصی تحلیل عوامل اتلاف وقت کاهش وقفهها و ایجاد تمرکز کنترل زمان تلفن و واگذاری بخشی از مسيولیت و محیط کار مناسب مطالب این مقاله را تشکیل میدهند

ایا تا به حال احساس نکردهاید مانند خرگوش سفید در داستان الیس در سرزمین عجایب هستید همیشه در عجلهاید اما هرگز به انچه که میخواهید نمیرسید ایا شما هم ساعات طولانی کار میکنید ولی همیشه این حس را دارید که اهدافتان در حال گریز هستند

وقتی حمایت از کارکنان کاهش مییابد فشار کار هجوم میاورد و انها مجبور میشوند سختتر طولانیتر و سریعتر کار کنند مدیریت زمان و رویه واگذاری بخشی از وظایف کاری به همکاران دیگر یک موضوع تجملی نیست این مهارتهای اساسی ابقاء شدهاند افزایش معلومات و تجربیات و استفاده از روشهای مدیریت زمان باعث افزایش کارایی و پیشرفت سریع و مستمر در محل کار میشود

عوامل لازم برای مدیریت زمان

• تعیین اهداف کاری و شخصی


• عوامل اتلاف وقت


• کنترل زمان تلفن


• واگذاری بخشی از مسيولیت


• محیط کار مناسب مطالب

تعیین اهداف کاری و شخصی

قبل از این که بخواهید جزيیات مدیریت زمان را مشخص نمایید میبایست به یک چشمانداز گسترده نگاه کنید پایه و اساس کار داشتن یک شناخت صحیح از اهداف و اولویتهاست سپس به جای اشفتگی و تغییر مسیرهایی که باعث میگردد از موضوع اصلی منحرف و در نتیجه ناامید شوید میتوانید فعالیتهای روزانه را برای پیشبرد اهداف تنظیم کنید وقتی اهداف را مشخص میکنید ویژگیهای زیر را در نظر داشته باشید:

• اهداف باید مشخص قابل اندازه گیری دستیابی و زمانبندی باشند


• اهدافی را مد نظر قرار دهید که شما را در حد اعلای انگیزهدهی قرار میدهد و امکان بروز قابلیتهایتان را فراهم میسازد

ضروری است که از ابتدا با حس دستیابی به موفقیت شروع به فعالیت کنید و این امر تنها با تعیین اهداف در حیطه منابع بودجه چارچوب زمانی و محدودیتهای سازمانی امکان پذیر است هنگامی که اهداف کاری را مشخص کردید انها را در مقولههای ذیل سازماندهی کنید:

• اهداف بلند مدت شش ماه تا یک سال


• اهداف میان مدت یک تا شش ماه


• اهداف کوتاه مدت روزانه هفتگی ماهانه

سه هدف اصلی را در هر مقوله به ترتیب اهمیت بنویسید برگه اهداف را در دسترس بگذارید و در اغاز و پایان هر روز کاری به ان مراجعه کنید ایا وظایفی که به انها معطوف شدهاید در راستای اهداف توضیح داده شده است ایا کمک میکنند که به اولویتهایتان برسید و انها را کامل کنید همیشه کارهای اداری اضافی و غیرقابل پیش بینی که به طور خودکار سر میرسند وجود دارند اما قسمت عمده روز کاری در حدود ۸۰ درصد باید به فعالیتهایی که مربوط به اهداف است اختصاص پیدا کند

اگر میبینید بخش عمدهای از وقتتان صرف کارهایی میشود که در رسیدن به اولویتها کمک نمیکند یک ارزیابی مجدد و جدی ضروری است به عقب برگردید و عواملی را که باعث اتلاف وقت میشود شناسایی کنید راههایی را جستجو نمایید که این مزاحمتها را از بین میبرد و تلاش نمایید تا کارها را به صورت مناسب بین نیروهای کاری تقسیم کنید

عوامل اتلاف وقت

اغلب اوقات اتلاف کنندههای وقت روز ما را به هم میریزند و مانع از این میشوند که ما روی اهدافمان تمرکز کنیم در حالی که با ناامیدی احساس مینمایید در زمان گیر افتادهاید با یک یا چند تغییر ساده میتوانید عوامل اتلاف وقت را از بین ببرید برای مدتی درنگ نموده و انچه را که مهمترین استفاده از وقتتان به حساب میاید بررسی کنید سپس عامل ویژهای را که ممکن است در این استفاده ترجیحی از وقت دخالت کند مشخص سازید

مهم ترین عوامل تلف کردن وقت

• جلسات غیر ضروری


• میز یا محدوده کار نابسامان


• تلفنهای غیرضروری


• صرف وقت زیاد برای پاسخگویی به نامهها


• دسته بندی اوراق بیش از یک بار در روز و صرف زمان طولانی برای سازماندهی انها


• مشکل داشتن با تکنولوژیاختلال در کار کامپیوترها


• صرف وقت زیاد در ترسیم برنامههای کاری برای دیگران


• اختصاص زمان طولانی به برنامه ریزی


• اختصاص زمان طولانی به تحلیل اشتباهات


• اختصاص زمان طولانی به پروژه مستندسازی


• تلاش بیهوده برای جلب توجه دیگران به کارهای انجام شده


• انجام کارهایی که میتوان به دیگران محول نمود


• انجام کار بدون بازده در اوج خستگی


• تغییر برنامه زمان بندی سفرها


• تغییر اولویتها به خاطر تغییر مدیریتها

محیط کار مناسب یک عامل خوب برای مدیریت زمان

ممکن است ناگهان دریابید که تواناییهایتان در انجام وظایف کاهش یافته است و بعد از چند ساعتی که از زمان شروع کار میگذرد سردرد میگیرید به محیط کار خود دقت نمایید شاید وسایلی که با ان سر و کار دارید در وضعیت مناسبی نیست به عنوان مثال نمایشگر رایانه هم سطح چشمتان نیست و

برای ترویج خلاقیت و بهرهوری یک محیط راحت و سالم ضروری است محل کارتان را بررسی کنید تا دریابید چگونه ممکن است سطح توان جسمی و ذهنی شما را در خود حل کند وقتی که همزمان در حال کار با سند چاپی و رایانه هستید از یک نگهدارنده سند استفاده کنید از خم کردن مچ دست به هنگام کار با رایانه و طبیعتا ضایعات ناشی از ان خودداری نمایید صفحه کلید را روی یک سطح که در زیر میز به صورت کشویی حرکت میکند قرار دهید صندلی و پشتی ان باید راحت باشد و تحمل وزن و حرکات شما را داشته باشد ترجیحا از یک زیرپایی استفاده کنید این مسايل بسیار ساده هستند اما متعجب میشوید اگر ببینید و بشنوید چگونه افرادی که میتوانند پروژههای ذهنی شگفتانگیز اجرا کنند از اصول ابتدایی راحتی و ارامش غافلند

مدیریت زمان تلفن

قبل از تماس تلفنی این سوالات را از خودتان بپرسید:

• من به چه اطلاعاتی نیاز دارم


• ایا این تماس سریعترین راه دسترسی به اطلاعات است


• ایا یک نامه الکترونیکی موثرتر نیست


• چگونه میتوانم این گفت وگو را کوتاه نگه دارم و به محور بحث اشاره کنم بدون این که صحبتها بدساخت و ابتدایی به نظر بیاید

برای این که یک تماس تلفنی موثر باشد یک فهرست اولویت بندی شده از مواردی که باید درباره ان بحث کنید تهیه نمایید هر مطلبی را که فکر میکنید در طول مکالمه به ان مراجعه خواهید کرد در دسترس بگذارید گفت وگو را با لحن ایجاز و اختصار شروع کنید

به عنوان مثال: من نمیخواهم زیاد وقت شما را بگیرم یا من میدانم که هر دوی ما خیلی گرفتار هستیم

وقتی که نمیدانید مستقیما با شخص مورد نظر صحبت خواهید کرد یا نه برای گذاشتن پیام برنامهریزی کنید قبل از گذاشتن پیام یک نفس عمیق بکشید سپس به صورت فشرده صحبت کنید اگر شخصی که به او زنگ میزنید شما را نمیشناسد ابتدا اسمتان را بگویید و اگر نام سادهای نیست ان را هجی کنید البته به اهستگی تا شخصی که به پیام گوش میدهد بتواند ان را بنویسد نام محل کارتان را هم بگویید سپس مهمترین مسيله را به طور سریع توضیح دهید شماره تماس را دو بار ابتدا و انتهای مکالمه بگویید و اگر پاسخ نیازمند یک گفتگو است یاداوری نمایید که چه موقع در دسترس هستید

واگذاری بخشی از مسيولیتها

بسیاری از افراد در صورت واگذاری کار به دیگران دچار اشفتگی میشوند بدون محول نمودن بخشی از فعالیتها به دیگران هرگز نمیتوانید وقتتان را تحت فرمان داشته باشید این رویه اجازه میدهد روز کاری را با تاکید بر اولویتها سپری نمایید بدون اعتماد به دیگران در انجام کارها در جزيیات کم اهمیت غرق میشوید و قادر نخواهید بود انرژی و توانتان را به سمت اهداف هدایت کنید چند مسيله اساسی وجود دارد که افراد را از اجرای این روش دور نگه میدارد درباره موردی که مانع کار شماست

برای بهره مندی از مطالب بیشتر به بخش مهارت های مطالعه سر بزنید

امید است که در همه مراحل زنگی خود پیروز باشید :

لینک مربوطه : راه های مدیریت زمان برای درس خواندن